Monday, February 1, 2010

Kooskõlastamise pikad teekonnad

Kirjutasin mõni nädal tagasi "mitte pidurdamise" mõjust kui positiivsest nähtusest Eesti organisatsioonides. Me oleme Eestis ja MicroLinkis kiired otsustajad-tegutsejad kuid arvan, et alati saab paremini. Jagaksin mõtteid otsustamisega venitamise ja kooskõlastamise labürintide kohta. Hea kui jagaksid ka enda arvamust kommentaariumis!

Otsustamisega venitamine on üks suur kulu
Kas teil on kunagi ette tulnud järgmine situatsioon? Keegi (näiteks teie) tulete huvitavale mõttele mida te arutate kolleegiga. Jõuate koos järeldusele, et see on väga hea idee, aga siin ja praegu ei saa te seda küll ära otsustada. Peab veel rääkima tollega, analüüsima kolmandat asja ja üleüldse vaevalt seda ellu viiakse.
Või te jõuate koos lauanaabriga hea ideeni, aga ... te ei tea kes võiks selle teema üldse lahendada võtta ja olete üsna skeptilised selles suhtes, et "nemad" selle ellu viiksid.
Minu töö elus on selliseid juhtumeid paraku olnud ja ilmselt tuleb veel palju ette ma kardan. Kui need situatsioonid pole ka sinule võõrad, siis arvuta kui palju töö aega kulub selliste arutelude peale....ja kui tohutu konkurentsieelise annaks see kui iga arutelu lõppeks otsusega.

Kokkuvõttes on mitte otsustamisel järgmised objektiivsed põhjused:
- Ei teata kellel on õigused mingeid otsuseid vastu võtta.
- Ei ole täielikku informatsiooni olukorrast.
- Ei teata, et mina siin ja praegu võin otsuseid vastu võtta ja oma tööd mõistlikumalt tegema hakata.

Lisaks objektiivsetele on ka subjektiivseid põhjuseid miks mitte otsustada! Need on järgmised:
- Mitte otsustamine on kõige lihtsam viis uut tööülesannet endale mitte võtta. Parem saata idee autor seda teemat edasi analüüsima või enne teistega kooskõlastama. Ise samas lootes, et sinna see mõte sureb. (Kõrvalepõikena siin kohustuslik lugemine kõigile juhtidele: Who's got the Monkey?)

- Negatiivne kogemus minevikust: "Ma ju olen mitu korda ettepanekuid teinud, aga midagi ei ole juhtunud." Ehk pärdiku loo kontekstis (ma tõesti soovitan seda lugeda): "Ma proovisin oma ülemusele mitu korda pärdikut õlale panna, aga ta ei võtnud seda omaks ja ei ulatanud seda mulle ka hoolitsemiseks tagasi."

- Soov oma asja vaikselt ja rahulikult ajada. Pigem mitte välja paista ja kartus muutuste ees.

Nüüd lahenduste juurde. Pakun siinkohal välja kaks mõtet:
1. Organiseerida regulaarselt koos käivad otsustusrühmad kelle ülesandeks on mingi teatud valdkonna otsused ära teha. See ei ole küll midagi uut, aga kas olete proovinud seda kui otsustusrühm enne kokkutulekut aktiivselt kogub teemasid otsustamiseks? Kas te teate näiteks mõnda ettevõtte juhatust, kes enne koosolekut küsiks töötajatelt otsustamiseks teemasid? Pigem kaldun arvama, et otsustusrühmad peaksid koos käima regulaarselt mitte "siis kui teemasid on", sest rütm annab teatava kindluse ja rahu kogu töökorraldusse.

2. Organiseerida teema perioodid. Näiteks keskenduda igal kuul mingile teemade valdkonnale, mis on sellel ajal aktiivses arutelus, mille kohta kõik saavad ettepanekuid teha ja mille kohta sellel ajal palju otsuseid vastu võetakse. Näiteks miks ei võiks teie firmas olla jaanuar tootepakett X kuu, veebruar kvaliteedi kuu, märtsi teemaks on töötajate areng(uvestlused) või mai on koristamise ja korra kuu.

3. Ning kõige tähtsam. Julgustada kiita ja premeerida neid kes tahavad asju paremaks teha. Neid kes tulevad välja uute ideedega ja neid ellu viivad.

1 comment:

  1. Hea ja päevakohane tähelepanek.
    Üks probleem otsustamata jätmisel on juhtimine stiilis "initsiatiiv on karistatav". Jättes välja inimliku rumaluse, on enamasti tegu poolautomaatse eeldusega, et idee väljaütleja on ka parim otsustama ja seda ellu viima. Enamasti paraku mitte!
    Sama on otsustamisega - kriisiotsustajad ja analüütilised otsustajad on oma olemuselt väga erinevad ja nii võtab ka otsustamisprotsess erineva näo.
    Lisaks on paljudel raske vahet teha otsuse ettevalmistamisel ja otsustamisel.
    Ja veel - nii mõnigi oluline mõiste ja tegevus on sisulise poole pealt läbi arutamata ja nii lähtutakse oma parimast äranägemisest ja paraku ... välja tuleb nagu enamasti ...

    Sain kerge tõuke, et kirjutan samal teemal pikemalt oma mõtetest :o)

    ReplyDelete